Gerenciar contas a pagar é uma tarefa crucial para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Porém, existem muitas verdades e mentiras sobre esse processo que podem confundir empreendedores e gestores. Neste artigo, vamos desmistificar alguns desses pontos, ajudando você a entender melhor como gerenciar suas contas a pagar de forma eficiente.
Verdade: Automação Pode Melhorar a Eficiência
Uma das maiores verdades sobre contas a pagar é que a automação pode realmente melhorar a eficiência do processo. Ao automatizar tarefas repetitivas e manuais, sua equipe pode se concentrar em atividades mais estratégicas, reduzindo erros e aumentando a produtividade.
Exemplos de Automação
- Software de Gestão Financeira: busca automatizar tarefas repetidas como a entrada de dados, validação de faturas e alertas de vencimento.
- Integração Bancária: Sistemas que se integram diretamente com os bancos, facilitando a conciliação e o agendamento de pagamentos .
- Redução de Custos Operacionais: A automação reduz a necessidade de recursos humanos para realizar tarefas manuais de contas a pagar, diminuindo os custos operacionais e administrativos.
Mentira: Contas a Pagar Não Impactam a Rentabilidade
Muitas pessoas acreditam que contas a pagar são apenas uma questão administrativa e que não impactam diretamente a rentabilidade da empresa. Essa é uma grande mentira. Uma gestão ineficaz de contas a pagar pode levar a multas, juros e problemas de fluxo de caixa, afetando negativamente a rentabilidade do negócio.
- Impactos na Rentabilidade
- Multas e Juros: Pagamentos atrasados geram custos adicionais.
- Relacionamento com Fornecedores: Atrasos frequentes podem prejudicar negociações futuras.
Verdade: Monitoramento Constante é Essencial
Manter um monitoramento constante das contas a pagar é essencial para evitar surpresas desagradáveis. Um controle rigoroso ajuda a prever e planejar os desembolsos, garantindo que a empresa tenha sempre capital suficiente para honrar seus compromissos.
- Ferramentas de Monitoramento
- Planilhas Dinâmicas: Usar planilhas do Excel ou Google Sheets para acompanhar prazos e valores.
- Alertas de Vencimento: Configurar lembretes automáticos para pagamentos próximos ao vencimento.
Mentira: Qualquer Pessoa Pode Gerenciar Contas a Pagar
A gestão de contas a pagar não é uma tarefa simples que qualquer pessoa pode executar sem o devido conhecimento, requer um conjunto específico de habilidades e conhecimentos. Embora teoricamente qualquer pessoa possa aprender a gerenciar esta função, é importante considerar vários fatores que influenciam a eficiência e a eficácia no desempenho desse papel, algumas habilidades são indispensáveis.
Habilidades Necessárias
- Conhecimento em Finanças: Entender os princípios básicos contábeis, fluxo de caixa e práticas financeiras são cruciais.
- Habilidade para Priorizar Tarefas: Ser capaz de priorizar tarefas e gerenciar o tempo de forma eficaz é vital.
- Capacidade de Negociação: Saber negociar prazos e condições com fornecedores.
Verdade: A Tecnologia é Sua Aliada
O uso da tecnologia na gestão de contas a pagar é uma verdade inquestionável. Softwares modernos permitem um controle mais preciso e eficiente, além de oferecerem relatórios detalhados que ajudam na tomada de decisões.
Benefícios da Tecnologia
- Relatórios Detalhados: Geração de relatórios que mostram onde estão os maiores gastos e onde é possível economizar.
- Segurança: Redução de fraudes e erros através de sistemas seguros e auditáveis.
- Velocidade na informação: Acesso rápido e precisa de informações complexas.
Mentira: Não É Necessário Revisar as Faturas
Algumas empresas acreditam que não é necessário revisar todas as faturas antes de realizar os pagamentos, confiando cegamente nas informações fornecidas pelos fornecedores. Essa é uma mentira que pode levar a pagamentos indevidos e prejuízos financeiros.
Importância da Revisão
- Identificação de Erros: Correção de possíveis erros nas faturas, cobrança em duplicidade, valores incorretos, data de vencimento ou itens que não foram entregues.
- Prevenção de Fraudes: A revisão cuidadosa pode revelar tentativas de fraude, como faturas falsas ou cobranças por serviços não prestados. Isso é crucial para proteger os recursos da empresa.
- Aproveitamento de Descontos: Revisar faturas oportunamente permite que a empresa aproveite descontos por pagamento antecipado oferecidos por alguns fornecedores.
Gerenciar contas a pagar é uma tarefa complexa que exige atenção, conhecimento e ferramentas adequadas. Ao entender as verdades e mentiras sobre o processo, você pode evitar erros comuns e melhorar a eficiência da sua empresa. A automação, o monitoramento constante e o uso da tecnologia são aliados importantes para uma gestão eficaz de contas a pagar. Lembre-se, uma boa gestão financeira não só garante a saúde do fluxo de caixa, mas também contribui diretamente para a rentabilidade e o sucesso do seu negócio.
Mentira: Perda Total de Controle com a Terceirização
Essa como algumas outras percepções errôneas ou “mentiras” que podem levar as empresas a hesitarem em terceirizar seu financeiro (Contas A Pagar), tais como.
- Perda Total de Controle
- Somente Empresas Grandes Podem Se Beneficiar
- Custo Mais Alto do que Gerenciar Internamente
- Redução da Qualidade e Precisão
- Problemas de Segurança de Dados
- Impossibilidade de Personalização dos Serviços
- Comprometimento da Confidencialidade
- Tempo de Implementação Longo e Complexo
Reconhecer essas percepções errôneas e entender a realidade por trás da terceirização financeira pode ajudar as empresas a tomar decisões mais informadas e a aproveitar os benefícios que a terceirização pode oferecer, você pode conferir em “As 8 vantagens ao Terceirizar seu Financeiro”
